各院、部、處、室:
為加強(qiáng)學(xué)院檔案的制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，學(xué)院于6月初下發(fā)了關(guān)于檔案材料移交的通知，到目前為止僅有個(gè)別部門按時(shí)移交了檔案。為做好2012年度檔案歸檔和移交工作，確保學(xué)院檔案材料的準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整，迎接11月份的檔案年檢工作，請(qǐng)各部門務(wù)必于10月31日前將有關(guān)檔案材料移交至綜合檔案室，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、歸檔范圍
1、2012年度本部門形成的具有保存價(jià)值的各類紙質(zhì)、電子、圖表、聲像、實(shí)物等材料，具體歸檔范圍可參照《安徽外國(guó)語學(xué)院各部門檔案移交目錄》。
2、2002年建院以來應(yīng)歸檔而未及時(shí)歸檔的檔案材料（包括2009年評(píng)估材料、2010年升本材料、2011年學(xué)院揭牌儀式材料和2012年十年校慶材料。）
二、歸檔要求
1、要按照安徽外國(guó)語學(xué)院檔案歸檔流程的要求，對(duì)應(yīng)歸檔的檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)歸類、確保完整，然后送交學(xué)院綜合檔案室，填寫《安徽外國(guó)語學(xué)院檔案移交清冊(cè)》，辦理交接手續(xù)。
2、參考《高校檔案歸檔參考范圍和保管期限表》（因內(nèi)容較多，請(qǐng)至學(xué)院檔案室網(wǎng)站下載http://www.aflu.com.cn/Archives/）認(rèn)真收集整理、查缺補(bǔ)漏，其中需永久性保管的材料不可缺損，此為年檢的重點(diǎn)檢查項(xiàng)目。
3、歸檔的材料應(yīng)為原件，復(fù)印件不可歸檔。
4、紙質(zhì)檔案材料的電子版需同時(shí)移交。
5、各單位應(yīng)高度重視，嚴(yán)格執(zhí)行檔案移交制度，部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)真把好歸檔材料的審核關(guān)，確定專人負(fù)責(zé)，按時(shí)完成年度歸檔工作。
二○一二年十月十九日
